Dahlan Iskan, go to Gemba & VSM

artikel ini cross-posting dari blog The Coconut Principles

——————————————————————

sekali lagi saya akan bahas tentang prinsip go to Gemba yang merupakan tips #1 dalam The Coconut Principles. Kalau kemarin kita mengambil langkah-langkah Jokowi sebagai panutan, kali ini kita akan menggunakan apa yang dilakukan Dahlan Iskan sewaktu menjadi Dirut PLN.

Tidak heran, jika dua tokoh ini sangat populer di mata publik dan media, mengingat mereka melakukan hal mendasar yang sekarang terlupakan oleh banyak pemimpin: selalu turun ke lapangan dan melakukan observasi langsung terhadap isu, orang, dan obyeknya. Genchi Genbutsu!

Catatan kecil tapi penting sebelum memulai!
Dahlan Iskan (DI) adalah sosok yang sekarang ini sangat kontroversial dengan segala pro-kontra di sekitar apa yang ia lakukan, ataupun dilihat sebagai “pencitraan” ataupun punya ambisi terselubung untuk 2014.

TAPI…

Bagi saya, yang terpenting adalah untuk selalu fokus kepada sikap dan perilaku (behavior)kalau bagus, kita puji dan tiru; yang tidak bagus, kita tidak perlu tiru.

OK…Mari kita mulai telaah dan diskusinya :) 

Pertama kali saya membaca artikel ini di Jawa Pos (kalau tidak salah) sekitar 2 tahun lalu, dan minggu lalu saya baca lagi di link ini. Sebuah catatan mengenai apa yang DI langsung lakukan ketika ia mendapatkan informasi sebuah tempat di Surabaya mengalami padam listrik selama 10 jam. Artikelnya berjudul: Mati Lampu 1o Jam? Di Surabaya? Ditulis 1 Februari 2010.

Pemaparan yang dilakukan menurut saya sungguh luar biasa, karena dari sisi saya sebagai seorang konsultan business process improvement, apa yang dilakukan DI sangat jitu, dan sekarang banyak perusahaan dunia ingin melakuakannya untuk memperbaiki proses mereka. Selain prinsip go to gemba, apa yang dilakukan DI dalam pemaparan itu adalah apa yang disebut Value Stream Mappingwalaupun secara sederhana. Mungkin DI atau teamnya sudah menguasai ilmu Lean Enterprise, atau jikapun belum, apa yang DI dan team lakukan sudah mencerminkan hal itu. Tidak masalah apakah sudah tahu ilmunya atau belum, yang penting actionnya OK & keren!

Value Stream Mapping (VSM) adalah tips #7 dalam The Coconut Principles; menggabungkan go to Gemba (tips #1) dan VSM (tips #7) merupakan hal yang luar biasa, seperti layaknya dilakukan perusahaan kelas dunia seperti Toyota.

OK, mari kita kupas pemaparan permasalahannya secara lengkap dengan mengutip artikel itu lalu membahasnya menurut ilmu Lean. Kata-kata/kalimat dalam font italic  dan tanda “kutip” adalah kutipan asli, yang bold adalah komentar saya.

Problem Statement/Permasalahan:

“Rasanya tidak masuk akal. Apalagi, itu terjadi di akhir bulan Januari 2010 di saat semestinya tidak mungkin terjadi listrik mati begitu lamanya. Tapi, itulah kenyataannya. Tanggal 30 Januari 2010 kemarin, ada satu kawasan kecil di Surabaya (tepatnya di sebuah RT di Tenggilis Mejoyo,Surabaya) listrik mati sejak jam 15.00 dan baru hidup pada pukul 24.00.”

Step by step follow-up by DI:

1.”Itu saya ketahui dari SMS yang masuk ke HP saya. Saat itu masih jam 17.00, berarti mati lampunya sudah dua jam. Saat itu saya lagi di ruang rapat kantor PLN pusat.”

Catatan yang perlu ditiru:

menggunakan teknologi sederhana (SMS) untuk menerima isu terkini. Menunjukkan tingkat antisipasi seorang pimpinan terhadap kesulitan di lapangan. Banyak top manajemen sekarang tidak mau menerima informasi seperti ini, inginnya berita yang bagus-bagus aja. Akibatnya banyak laporan ABS (asal bapak senang).

2.”Ketika saya tiba di Surabaya Jumat tengah malam, saya bertekad keesokan harinya saya harus ke lokasi yang mati lampu itu. Saya harus tahu secara detil apa yang terjadi di Tenggilis Mejoyo tersebut. Ini penting karena semua kasus mati lampu di mana pun kira-kira penyebabnya sama. Kalau saya bisa menghayati apa yang terjadi di tenggilis tersebut tentu saya bisa memperoleh gambaran begitulah yang terjadi di seluruh Indonesia.”

Catatan yang perlu ditiru:

DI punya kemauan yang kuat untuk tahu langsung dan detil dari informasi pertama. Contoh ini wajib diikuti semua orang baik karyawan maupun pengusaha. Jangan percaya informasi kedua atau ketiga, laporan, email. Cek ke lapangan selalu, jangan khawatir dituduh “pencitraan”:)

3.”Sabtu pagi (30/1), jam 06.30 wib, saya minta salah seorang manajer PLN menemani saya ke Tenggilis Mejoyo. Saya hanya mau ditemani manajer yang paling bawah yang tahu persis keadaan lapangan.”

Catatan yang perlu ditiru:

DI melompati knowing-doing gap. Banyak leader yang tahu tentang prinsip “go to gemba” untuk selalu cek sendiri ke lapangan, namun sedikit yang benar-benar melakukan! Selain itu, ia memilih didampingi seorang “expert”; seseorang yang mengerti detail, semakin dekat orang yang diajak dengan “real work” semakin bagus.

4. 1 “Mula-mula saya minta diantar ke sebuah rumah pelanggan di Tenggilis Mejoyo yang lampunya mati 10 jam itu.”

Catatan yang perlu ditiru:

selalu memulai VSM atau mapping dari sisi pelanggan/user. Pahami apa yang dialami dari kacamata customer.

4.2. “Kabel listrik di sebuah rumah selalu berasal dari satu tiang yang ada di depan rumah tersebut. Inilah yang disebut tiang TR (tegangan rendah). Saya menyebutnya tiang pembagi. Satu tiang seperti ini melayani 6 atau 8 rumah. Di ujung atas tiang TR tersebut ada 8 buah konektor.”

Catatan yang perlu ditiru:

Dari sisi pelanggan, melanjutkan ke proses/peralatan terakhir sebelum di deliver ke pelanggan. Pahami bagaimana proses/peralatan kita bekerja. Apa isu disana?

4.3 “Dari tiang-tiang TR tersebut saya terus menelusuri dari mana kabelnya berasal. Maka penelusuran sampailah ke trafo 200 kva. Yakni trafo berbentuk kotak besi yang biasanya dipasang di pinggir jalan, di sela-sela dua tiang yang berjarak sekitar 1,5 meter. Trafonya sendiri ada di bagian atas, sedang kotak besinya itu instalasinya.Satu trafo ini melayani sekitar 30 sampai 50 tiang TR. Dalam hal kejadian mati lampu 10 jam di Tenggilis Mejoyo tersebut penyebabnya adalah rusaknya trafo 200 kva ini.”

Catatan yang perlu ditiru:

Melanjutkan lagi ke proses/peralatan sebelumnya. Apa yang terjadi disana? Inilah gunanya mapping dengan orang yang melakukan dan mengerti proses sangat penting.

4.4. “Saya lalu minta diantar ke gudang yang dipakai menyimpan trafo rusak tersebut. Letaknya cukup jauh tapi penelusuran ini harus sampai pada ujungnya. Di gudang inilah saya melihat bahwa trafo yang rusak tersebut masih teronggok di luar gudang. Masih belum dianalisa apa penyebab kerusakannya. Mungkin juga tidak pernah dianalisa. Trafo ini dari jenis/merk yang kurang disukai oleh para operator PLN karena tidak sebagus trafo yang lain. Tapi dia tidak berdaya untuk tidak memakainya karena urusan memilih trafo bukan kewenangannya.”

Catatan yang perlu ditiru:

Melanjutkan lagi ke proses/peralatan sebelumnya. Apa yang terjadi disana? Cari informasi sampai ke hulu termasuk berkaitan dengan pengadaan barang, kebijakan, planning, desain, kontrak dan lain-lain.

Jika kita summary-kan dalam sebuah map sederhana, kira-kira map dibawah inilah hasil penelusuran Dahlan Iskan. Seorang pemimpin tidak perlu langsung mengambil solusi saat itu juga, namun perlu berdiskusi lebih lanjut dengan lebih banyak orang untuk mendesain solusi terbaik. Yang terpenting, dengan melakukan cek lapangan/TKP dan walk-thru proses kita bisa memetakan permasalahan dengan baik.

Hipotesa/analisa ini berdasarkan diskusi dan temuan di lapangan (juga digambarkan dalam diagram diatas)

A. “Kalau misalnya ada kejadian hanya satu rumah yang mati lampu, maka persoalannya ada di konektor ini. Biasanya konektor ke rumah tersebut terbakar.Penyebab terbakarnya konektor adalah karena “gigitan” konektornya merenggang. Karena renggang itulah maka konektornya panas sekali, lalu terbakar. Mengapa “gigitan” konektor itu merenggang? Ini umumnya disebabkan saat pemasangannya dulu kurang teliti dan kurang sempurna. Dalam satu kawasan setingkat kira-kira satu kecamatan, terjadi kebakaran konektor rata-rata 10 kali sehari.”

B. “Tapi mengapa mengganti trafo seperti ini memerlukan waktu mati lampu sampai 10 jam? Bukankah cukup 3 jam? Ternyata ada persoalan lain: PLN baru tahu kawasan itu mati lampu setelah jam 19.00! Padahal matinya sudah sejak jam 15.00. Berarti ketika mati lampu sudah berlangsung selama 4 jam belum ada yang tahu. Seperti orang stroke yang mati di dalam kamar mandi saja.PLN baru tahu kalau ada kematian mendadak itu setelah seorang warga Tenggilis mengadu ke kantor PLN pada jam 19.00. Alangkah mengecewakannya. Sudah mati selama 4 jam PLN belum tahu. Warga tentu mengira PLN sudah tahu. Sedang PLN mengira sepanjang tidak ada warga yang mengadu, berarti tidak ada yang mati. Oh, saya tahu ada masalah berat di sini: masalah komunikasi dan sistem komunikasinya.”

C. “Terlalu banyaknya trafo kecil 200kva itu membuat kontrol dan pemeliharaannya kian sulit. Rupanya karena itu kontrol dan pemeliharaan trafo ini diserahkan ke pihak swasta. Outsourcing, istilahnya. Apakah trafo ini pemeliharaannya cukup? Petugas PLN yang mendampingi saya mengatakan sudah cukup. Swasta yang melakukan pekerjaan itu selalu melaporkan datanya.Hanya saya agak kaget ketika diberitahu bahwa kontrol yang disebutkan cukup itu ternyata ini: enam bulan sekali. Itulah kontrak yang dilakukan antara PLN dengan swasta yang melakukan tugas kontrol.”

D. “Di gudang inilah saya melihat bahwa trafo yang rusak tersebut masih teronggok di luar gudang. Masih belum dianalisa apa penyebab kerusakannya. Mungkin juga tidak pernah dianalisa. Trafo ini dari jenis/merk yang kurang disukai oleh para operator PLN karena tidak sebagus trafo yang lain. Tapi dia tidak berdaya untuk tidak memakainya karena urusan memilih trafo bukan kewenangannya.”

Nah, bagaimana menurut anda? Bagaimana jika kita menemui masalah di kantor kita, kita melakukan hal yang sama?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: